Consejos para hacer tus reuniones virtuales más efectivas

Ya sea que te conectes con colegas de trabajo o con clientes ubicados a una gran distancia de donde estás, organizar una reunión virtual productiva y eficiente suele ser un gran desafío.
Al encontrarnos cara a cara con las personas es más fácil comunicarnos de manera eficiente y evaluar cómo reaccionan a diferentes ideas.
Cuando conversamos virtualmente debemos liderar la sesión de formas especiales.

Para ello te ofrecemos los siguientes consejos:

  • Elegir la aplicación correcta: hay muchos programas que permiten hacer encuentros virtuales, pero todas tienen sus restricciones, por ejemplo algunas tienen límite de tiempo, otras son de pago, límite de participantes, etc.
    Por ese motivo elegir la aplicación correcta es fundamental para que la reunión sea exitosa, y testear la misma de antemano para que no tenga imprevistos.

  • Reuniones ágiles: la duración de los encuentros es muy importante. Lo ideal es que no duren mucho tiempo, sean productivas y se alcancen las metas propuestas de la reunión. Así también respetar la opinión del otro y dar un espacio asignado al mismo.

  • Comportarse adecuadamente: en las videoconferencias hay que adoptar una postura que denote interés hacia lo que se está viendo y escuchando, ya que todos los participantes pueden ver lo que uno está haciendo.

  • Comunicarse claramente: utilizar un tono de expresión adecuado y hablar con claridad son un requisito fundamental. No es necesario acercarse demasiado al micrófono ni a la pantalla ya que podría saturar el sonido, y las facciones del rostro se verían más marcadas de lo normal.

  • Evita reprogramar o cancelar en el último minuto: una reunión virtual es un compromiso, y en la mayoría de circunstancias programar una sesión en el último minuto es irrespetuoso. Si verdaderamente tienes que hacerlo, envía una nota personal disculpándote con los asistentes y explícales la situación.

  • Escoge una ubicación correcta: ten en cuenta donde te encuentras y lo que sucede a tu alrededor. Ciertas habitaciones son más ruidosas que otras, incluso si estás en casa. Y aunque probablemente sea adorable cuando tu mascota salta sobre tu regazo y mira a la cámara, es mejor y más profesional que eso mismo no suceda.

  • Solicita comentarios de las personas sobre cómo se sienten  o que piensan durante la reunión: cuando las personas acuden a una reunión virtual(especialmente si en la misma no hay video involucrado), la capacidad de leer expresiones faciales y lenguaje corporal es difícil, por lo que es recomendable que cada un cierto lapso de tiempo, se le pregunte a los asistentes cómo se sienten y si tienen alguna inquietud. 

  • Preparar notas y consultas: si bien una reunión trae muchísimos desafíos, una práctica muy buena es tener anotado ciertos puntos que no se quieran olvidar, o un itinerario de los temas a tratar para no olvidarse.

Pon en práctica estos consejos, lidera tu reunión virtual con confianza y no te olvides que solamente es otra forma de conversar  y reunirse sin coincidir en un espacio físico.